Constitution

Southend-on-sea Athletics Club

FOUNDED 1905 

Affiliated to:

United Kingdom Athletics {UKA}; England Athletics {EA};

Essex County Athletic Association {ECAA};

Association of British Athletic Clubs {A};

a CASC Club; a CLUBMARK Accredited Club

 

THE   CONSTITUTION

 

As of 9th March 2016

 

  1. NAME

 

This  shall  be  the  SOUTHEND-ON-SEA  ATHLETIC  CLUB  (referred  to  hereinafter  as  “the  Club”).

 

  1. OBJECT

 

The  object  of  the  Club  shall  be  to  provide  facilities  for,  and  promote  participation  of,  the  whole

community  in  the  sport  of  Athletics.

 

  1. MEMBERSHIP

 

(A)  The  Club  shall  consist  of  amateurs  according  to  the  UKA  definition  of  an  amateur:  “An  amateur

is  a  person  who  is  eligible  to  compete  under  the  rules  of  UKA”  and  is

(i)             at  least  10  years  of  age  and  in  Year  6  at  school,  or

(ii)           in  school  year  5,  has  attained  his  or  her  10th  Birthday,  and  is  specifically  recommended

by  the  Gifted  and  Talented  Team.

 

(B)  Membership  of  the  Club  shall  be  open  to  all  persons  irrespective  of  ethnicity,  nationality,  sexual

orientation,  religion  or  beliefs,  or  of  age,  sex  or  disability  except  as  a  necessary  consequence  of

the  requirements  of  Athletics  as  a  particular  sport.

 

(C)  Application  for  membership  shall  be  made  in  writing  to  the  Hon.  Secretary  and/or  Membership

Secretary  and  approved  by  a  majority  of  the  Management  Committee.

 

(D)  To  resign,  a  member  must  inform  the  Hon.  Secretary  and/or  Membership  Secretary  in  writing.

 

(E)  (i)              By  a  majority  decision  of  the  Management  Committee

(a)  any  member  found  guilty  of  misconduct  regarding  any  matter  relating  to  the  Club

may  be  asked  to  resign  and/or  his/her  membership  suspended.

(b)  a  subsequent  act  of  misconduct  (related  or  unrelated  to  previous  incidents)  may  result

in  suspension  or  expulsion  from  membership.

(iii)          The  Club  may  refuse  membership  or  expel  from  membership  only  for  good  and  sufficient

cause,  such  as  conduct  or  character  likely  to  bring  the  Club  or  sport  into  disrepute.  Any

appeal  against  such  a  decision  may  be  made  to  the  Club’s  members  and  decided  by  a

majority  vote.

 

(F)  The  Management  Committee  has  the  power  to  suspend  any  member  whose  membership  is  three

months  in  arrears.

 

(G)  (i)            Life  Membership  may  be  passed  and  conferred  only  at  an  Annual  General  Meeting  of

the  Club.  Recommendations  shall  first  be  submitted  to  and  approved  by  the  Manage-

ment  Committee  of  the  Club.  Only  two  members  may  be  elected  in  any  one  year.

(ii)           Honorary  Membership:  at  the  discretion  of  the  Management  Committee  Honorary

Membership  may  be  granted  to  any  fully  paid  up  Full  or  Second  Claim  member  of  the

Athletic  Club  who  is  selected  to  represent  Great  Britain  at  the  Olympic  Games.  Honorary

Membership  shall  continue  throughout  the  active  athletic  career  of  the  athlete  whilst  a

member  of  Southend-on-Sea  AC.

 

(H)  Family  Membership  shall  refer  to  a  family  group  comprising  parent(s)  and  either:

(i)             any  of  their  children  between  the  ages  of  10  in  terms  of  Rule  3[A]  Membership,  and  20  years;

or

(ii)           any  of  their  children  between  the  ages  of  10  in  terms  of  Rule  3[A]  Membership,  and  23  years

where  the  child  of  children  is/are  still  in  full-time  education.  Where  Family  Membership  is

sought  on  these  terms,  application  must  be  made  to  the  Membership  Secretary.  Evidence  of

studentship  [eg  Letter  of  Acceptance  from  the  Academy,  University  or  College  concerned]

must  be  provided.

 

(I)  Student  Membership  [Members  in  full-time  further  education  at  Academy,  College  or  University]

(i)             Members  up  to  the  age  of  22  inclusive  who  are  in  full-time  education  and  who  are:

(a)  not  covered  by  the  Family  Membership  category;

(b)  not  living  at  home  but  resident  at  their  Academy,  College  or  University,

may  apply  to  pay  a  discounted  Student  Membership  subscription,  the  amount  to  be

decided  at  the  Annual,  or  other,  General  Meeting.

(ii)           Additionally  each  student  must  pay  the  England  Athletics  Registration  fee

determined  by  that  Association  annually,  in  terms  of  4  (B)  Affiliations,  unless

that  fee  has  already  been  paid  by  the  Student’s  Academy,  College  or  University;

(iii)          Student  Membership  category  is  deemed  to  be  recognised  as  fully-paid,  full

Membership  in  terms  of  Rule  8.  Annual  General  Meeting  (D).

 

(J)  Associate  Membership  (Athletes  living  Out  of  Area)

Athletes  living  Out  of  Area  and  who  wish  to  join  the  Club  must  apply  to  the  Membershp  Secretary

for  consideration  as  an  Associate  Member:

(i)             Determination  will  be  made  by  the  Management  Committee  based  on  the  distance

from  Garon  Park;

(ii)           Out  of  Area  members  must  pay  a  Subscription  determined  annually  at  the  Annual,  or

other,  General  Meeting.

(iii)          Additionally:

(a)  where  the  Athlete  will  be  a  First  Claim  Associate  Member  he  or  she  will  pay  the

England  Athletics  Affiliation  fee  at  the  rate  determined  by  that  Association  for

the  year;

or,

(b)  where  the  Athlete  will  be  a  Second  Claim  Associate  Member  he  or  she  will  need

to  produce  evidence  that  the  England  Athletic  Registration  fee  has  been  paid  by

the  Athlete’s  First  Claim  Club.

(iv)          In  the  event  of  the  Associate  Member  undertaking  a  training  session  at  Garon  Park,

the  usual  Training  Fee  at  the  rate  determined  at  the  Annual,  or  other,  General

Meeting  will  be  payable  for  that  session.

 

(K)  (i)             Second  claim  members  shall  not  be  allowed  to  represent  or  compete  in  or  for  the  Club  in  any

athletic  competition  under  UKA  Rules,  except:

(a)  in  fun  events  within  the  Club;

(b)  where  their  event  is  not  an  event  catered  for  by  their  first-claim  Club;

(c)  where  the  organisers  have  stipulated  that  such  competition  is  open  also  to  second-claim

members.

 

 

(ii)          Second  claim  members  shall  not  be  entitled  to  vote  at  any  General  Meeting  of  the  Club,

though  they  may  attend.

(iii)          Athletes  not  eligible  to  compete  for  the  Club  as  first  claim  members,  must  join  as  second

claim  members  if  they  wish  to  use  the  training  facilities  of  the  Club.

 

(L)  Social  members:

(i)             Shall  not  be  allowed  to  use  the  changing  or  training  facilities  of  the  Club;

(ii)           Shall  not  be  allowed  to  represent  or  compete  in  or  for  the  Club  in  any  athletic  competition

under  UKA  Rules,  except  in  fun  events  within  the  Club;

(iii)          Shall  not  be  entitled  to  vote  at  any  General  Meeting  of  the  Club,  though  they  may  attend.

 

(M)No  prize  or  medal  shall  be  given  to  a  member  unless  that  member  is  a  fully  paid-up  member

either:

(i)             At  least  twenty-eight  days  prior  to  the  competition,  or  the  selection  for,  or  voting  for

entry  to  that  competition;  or

(ii)           At  least  twenty-eight  days  prior  to  the  competition,  or  the  selection  for,  or  voting  for

entry  to  that  competition,  whichever  is  the  earlier,  except  where  the  Management

Committee  has  given  special  dispensation.

 

  1. SUBSCRIPTIONSand  AFFILIATIONS

(A)  Subscriptions

(i)             Each  member  shall  pay  a  subscription  decided  at  the  Annual,  or  other,  General  Meeting.

(ii)           Subscriptions  are  due  and  payable  to  the  Club  on  the  First  of  April  each  year.

(iii)          Full  members  of  60  years  of  age  or  over  shall  pay  a  reduced  rate  of  subscription.

(iv)          Subscriptions  must  be  paid  for  the  current  year  before  the  member  can  compete  for  the  Club

except  where  the  Club  choose  to  waive  this  rule.

(v)           Full  members  who  are  UKA-qualified  Technical  Officials  or  UKA-qualified  Coaches  shall

pay  a  reduced  rate  of  subscription  of  £15.  These  rates  shall  apply  only  to  active  Technical

Officials  and  active  Coaches.

 

(B)  Affiliations

Additionally,  an  England  Athletics’  Affiliation  Fee,  the  amount  to  be  determined  annually  by  that

Association,  is  due  and  payable  to  the  Club  on  the  First  of  April  each  year,  if  the  member  is:

(i)             a  competing  First  Claim  member  ;

(ii)           a  competing  Life  Member  or  Honorary  Member;

(iii)          a  competing  Official  in  terms  of  (A)  (v)  above.

 

  1. CLUBINCOME  AND  CLUB  PROPERTY

 

There  shall  be  three  Trustees  of  the  Club  who  shall  be  appointed  from  time  to  time  as  necessary  by  the

Members  of  the  Club  in  general  meeting  from  among  ordinary  and  honorary  Members  who  are  willing

to  be  so  appointed.

A  Trustee  shall  hold  office  during  his  life  or  until:

(a)  He  shall  resign  by  notice  in  writing  given  to  the  General  Committee,  or

(b)  Until  a  resolution  by  a  majority  comprising  two-thirds  of  the  members  present  and  entitled  to

vote.  All  property  of  the  Club,  including  land  and  investments,  shall  be  held  by  the  Trustees  for

the  time  being,  in  their  own  names  as  far  as  necessary  and  practicable,  for  the  use  and  benefit  of

the  Club.  On  the  death,  resignation  or  removal  from  office  of  a  Trustee  the  General  Committee

shall  take  steps  to  procure  the  appointment  by  the  Club  in  General  Meeting  of  a  new  Trustee  in

his  place  and  shall  as  soon  as  possible  thereafter  take  all  lawful  and  practicable  steps  to  procure

the  vesting  of  all  Club  property  into  the  names  of  the  Trustees  as  constituted  after  the  said

appointment.

 

The  Trustees  shall  in  all  respects  act,  in  regard  to  any  property  of  the  Club  held  by  them,  in

accordance  with  the  directions  of  the  General  Committee  and  shall  have  power  to  sell,  lease,

mortgage  or  pledge  any  Club  property  for  the  purpose  of  raising  or  borrowing  money  for  the

benefit  of  the  Club  in  compliance  with  the  Committee’s  direction  but  no  purchaser,  lessee  or

mortgagee  shall  be  concerned  to  enquire  whether  any  such  direction  has  been  given.

 

  1. MANAGEMENT

 

(A)  The  Management  Committee  shall  consist  of  Chairman,  Hon.  Secretary,  Club  Treasurer,

Membership  Secretary,  Vice  Chairman,  Assistant  Hon.  Secretary,  Men’s  Secretary,  Women’s

Secretary,  Under  17s’  Secretary,  Veterans’  Secretary,  Cross  Country  Secretary,  Road  Running  Secretary,

Walking  Secretary,  Track  Secretary,  Schools  Secretary,  Press  Secretary,  Social  Secretary,  Coaching

Secretary,  Club  House  Manager,

who  will  be  elected  at  the  AGM.

 

(B)  An  Honorary  President  may  also  be  elected  at  the  AGM.

 

(C)  Honorary  Vice  Presidents  may  also  be  elected  at  the  AGM.

 

(D)  A  quorum  for  the  Management  Committee  shall  be  five  [5],  and  must  include  at  least  one  of

the  Chairman,  Hon.  Secretary,  Assistant  Secretary  or  Treasurer.

 

(E)  All  decisions  will  be  by  a  majority  vote,  one  vote  per  person,  except  the  Chairman  of  the

meeting,  who  will  have  only  a  casting  vote  in  the  event  of  a  tie.

 

(F)  (i)                The  Management  Committee  has  the  power  to  co-opt  extra  members  up  to  a  limit  of  three

and  to  form  a  sub-committee  as  and  when  considered  necessary.

(ii)             (a)  The  Emergency  Committee:  comprising  five  [5]  officers  of  the  Club,  including  at

least  one  of  the  Chairman,  Secretary  or  Treasurer,  to  make  emergency  decisions

on  behalf  of  the  Club.

(b)  A  decision  made  by  the  Emergency  Committee  shall  be  binding  unless  revoked  by

the  General  Committee  or  a  General  Meeting.

(c)  The  Emergency  Committee  must  report  back  to  the  Management  Committee.

(d)  The  Management  Committee  has  the  power  to  limit  any  expenditure  to  be  incurred

by  the  Emergency  Committee.

 

(G)  Auditor(s)  who  must  not  be  (a)  Committee  member(s)  must  be  elected  annually  at  the  AGM.

 

(H)  Ex-officio  members  of  the  Committee  who  are  Trustees  may  attend  Committee  Meetings.

 

  1. CLUBHOUSE  MANAGEMENT

 

The  Management  of  the  Club  House  shall  comprise  Club  House  Manager;  Club  House  Assistant

Manager;  Club  House  Treasurer;  Club  House  Junior  Manager

 

  1. ANNUALGENERAL  MEETING

 

(A)  The  Club’s  financial  year  ends  on  31st  December,  the  Annual  General  Meeting  will  be  held  in

March  and  the  following  business  undertaken:

(i)             The  report  will  be  read  and  discussed;

(ii)           The  audited  accounts  will  be  presented  and  discussed

(iii)          To  elect  all  the  Officers  of  the  Management  Committee

(a)  Nominations  for  the  offices  of  the  Management  Committee  to  be  submitted  to  the  Hon.

Secretary  in  writing,  proposed  and  seconded  by  two  other  full  members  of  the  Club,  and

signed  by  the  Nominee,  at  a  date  to  be  decided  by  the  Committee  before  the  date  of  the

Annual  General  Meeting.

 

(b)  The  list  of  Nominees  will  be  displayed  on  the  main  noticeboard  in  the  Club  House  as

soon  as  possible  after  the  closing  date,  but  at  least  14  days  prior  to  the  date  of  the  AGM.

(c)  In  the  event  of  there  being  no  Nominee,  nominations  will  be  accepted  at  the  Annual

General  Meeting.

(iv)          To  elect  all  remaining  Offices  of  the  Club.

(v)           Any  office  that  remains  vacant  at  the  end  of  the  AGM  to  be  filled  by  the  Management

Committee  as  soon  as  possible.

(vi)          No  person  may  hold  more  than  one  of  the  offices  of  Chairman,  Hon.  Secretary,

Treasurer  and  Assistant  Hon.  Secretary.

 

(B)  Motions  to  be  discussed  must  be  submitted  in  writing  to  the  Hon.  Secretary  by  the  end  of  January.

 

(C)  (i)            Standing  orders  or  Rules  may  only  be  changed  by  a  two-thirds  majority  decision.

(ii)           All  other  voting  will  be  decided  by  a  simple  majority.

(iii)          Fifteen  paid  up  members  will  constitute  a  quorum.

 

(D)  Only  fully  paid  full  members  who  will  be  at  least  15  years  of  age  by  31st  August  [school

year  10  and  above]  will  be  eligible  to  vote.

 

(E)  The  Chairman,  or  person  acting  as  Chairman  for  the  purposes  of  the  meeting  (hereinafter  referred

to  as  the  Chairman)  shall  have  a  casting  vote  in  the  event  of  a  tie.

 

(F)  Fourteen  days’  notice  shall  be  circulated  to  all  Club  members  of  the  Annual,  or  other,  General

Meeting  and  shall  include:

(i)             The  Agenda  for  the  meeting;

(ii)           Any  motion(s)  to  be  discussed  at  the  meeting

 

(G)  Auditor(s)  who  must  not  be  (a)  Committee  member(s)  must  be  elected  annually  at  the  AGM.

 

  1. CLUBCOLOURS

 

(A)  The  colours  of  the  Club  shall  be  red  vest  with  black  and  white  curved  side  panels  and  black  shorts.

 

(B)  Club  colours  must  be  worn  by  all  competitors  representing  the  Club  at  every  competitive  meeting.

 

  1. AMENDMENTSTO  CONSTITUTION

 

(A)  The  Management  Committee,  by  a  two-thirds  majority  at  a  quorum  meeting,  may  propose

amendments  to  the  Constitution.  The  changes  may  be  made  only  at  the  AGM  or  other  general

meeting  called  for  that  purpose.  Fourteen  days’  notice  must  be  circulated  for  such  a  meeting.

Any  general  meeting  quorum  consists  of  fifteen  paid  up  members.  If  the  motion(s)  is/are  passed

by  two-thirds  majority  the  amendment(s)  to  the  Constitution  will  be  adopted  at  the  conclusion  of

the  meeting.

 

(B)  Alternatively,  10  paid  up  full  members  may  petition  the  Hon.  Secretary  in  writing,  to  call  a

Special  or  Extraordinary  General  Meeting  in  which  the  conditions  in  Rule  8  will  apply  with

respect  to  calling  the  meeting  and  voting  at  it.

 

  1. DISSOLUTION

 

(A)  The  Management  Committee,  by  a  two-thirds  majority  at  a  quorum  meeting,  may  decide  to

dissolve  the  Club.  They  must  then  call  a  Special  General  Meeting  giving  four  weeks’  notice  to

all  Club  members.  If  the  motion  is  passed  by  a  two-thirds  majority  the  Club  is  then  dissolved.

 

(B)  Alternatively,  10  paid  up  full  members  may  petition  the  Hon.  Secretary  in  writing,  to  call  a

special  general  meeting  in  which  the  conditions  in  Rule  8  will  apply  with  respect  to  calling  the

meeting  and  voting  at  it.

 

(C)  Voting  rights  as  at  the  AGM  pertain.

 

(D)  Upon  dissolution  any  funds  remaining  after  all  debts  have  been  met  will  be  donated  to  the

County  Athletic  Association  to  be  used  in  the  furtherance  of  amateur  athletics  in  the  County.

 

  1. INTERPRETATIONOF  RULES

 

The  Management  Committee  shall  decide  all  questions  as  to  interpretation  of  the  foregoing  Rules

or  otherwise  as  to  the  management  of  the  Club.

 

THIS  CONSTITUTION

 

was  adopted  at  an  Extraordinary  General  Meeting  held  on  Wednesday  9th  March  2016.